Advent, Episode 18: Про планирование

Роман Лапин — Dec 19, 2014    advent2014

Previously on Evercode Lab Advent

Не планируем и не хотим. ^_^

…отправляю всем сотрудникам письмо Evercode Weekly с итогами недели, планами на предстоящую…

понимать текущую и планируемую нагрузку на фирму

понимать, можно ли брать проект X в интервал времени Y

На n шагов вперед

В предыдущих эпизодах я уже неоднократно касался планирования. Рассказал про проекты для заказчиков, календарные планы, итерации, финансы, про что-то абстрактное, что мы хотим, и даже планы походов в бар.

Сегодня черед более высокоуровневых вещей. Расскажу, как мы планируем нагрузку на несколько месяцев вперед и на каждую неделю.

Районы-кварталы

Один из главных вопросов, которые встают перед фирмой, когда к нам обращается новый клиент, — когда мы сможем начать по нему работать. Плюс к этому менеджеры должны понимать, какие люди заняты на каких проектах, а программисты понимать, на каких проектах они будут работать.

Для всего этого у нас есть специальная табличка в Google Drive под названием План проектов. В этом документе заводится новый лист с планом на ближайшие 3-4 месяца. Чаще всего предсказать, будет ли действительно продолжаться работа над проектом дальше периода в 3-4 месяца сложно. Почему?

Потому что за 3-4 месяца практически любой проект можно довести уже до вменяемого состояния, позволительного до запуска. Обычно хватает даже меньше. Дальше уже идет развитие, доработки. На этом этапе многие предпочитают какое-то время поработать с проектом/системой, чтобы понять реальную необходимость доработок, либо вообще, по какому пути развивать сервис. Плюс к этому есть целый ряд других факторов: клиенту может наскучить проект; мы можем не сойтись по итогам нескольких итераций; могут закончиться деньги у заказчика или его инвестора; у клиента кредиты в валюте, он из России и сейчас декабрь 2014 (пока таких не замечено).

В табличке на квартал есть список проектов по группам:

  • первая — активная разработка
  • вторая — в основном, периодические просьбы сделать небольшие правки
  • последняя — договоренность на ежемесячную поддержку

Каждый столбик — номер недели в году. Заносим мы проект либо при составлении плана на новый квартал (примерно за полтора месяца до его начала), либо при фиксации договоренностей по новому проекту.

Каждый проект подвержен цветовой дифференциации штанов. Это помогает в нижней части таблицы, где перечислены все сотрудники. В этой части они соотнесены с проектами с сохранением сроков и цветов. Красный цвет — отпуск сотрудника. В большинстве случаев, если у сотрудника отмечено два проекта, то на одном из них он скорее наблюдатель.

Модель использования плана простая. Его надо регулярно обновлять — раз в неделю-две. С ним нужно сверяться, если хочется ответить себе на вопросы по нагрузке и распределению проектов.

Weekly

Про Evercode Weekly и наши доски в Trello я уже тоже рассказывал. Именно на них и строится недельное планирование.

Я делаю обзор всех активных досок в Trello либо вечером в воскресенье, либо утром в понедельник. В первую очередь это касается Projects(Active) и Management. Остальные без внимания тоже не остаются.

На доске проектов я обновляю актуальные крупноплановые задачи, архивирую старые, добавляю новые. В Management они уже попадают либо от меня, либо от менеджера в более детализированном виде. И там уже идет постепенная работа с переходами по группам-статусам.

Эта информация уже в повествовательном виде попадает в рассылку Evercode Weekly, а на еженедельной планерке в понедельник мы проговариваем основные результаты и планы.

Одновременно я еще регулярно прохожусь по проектам в Basecamp, YouTrack и репозиториям GitHub. Оценить степень актуальности, посмотреть на результаты, активность, местами дать какие-то рекомендации.

Все вместе уже сформировалось в некий ритуал, который сначала я, а потом мы всей командой проделываем для того, чтобы «запустить шестеренки» фирмы на каждую неделю.

Эта статья является частью Evercode Lab Advent 2014 — цикла из 24 статей о том, как появилась, устроена и работает компания Evercode Lab. Полный список статей можно посмотреть в анонсе Evercode Lab Advent.

Evercode Lab

Close